连星府﹝2014﹞38号

关于印发《星子镇档案综合管理暂行规定》的

通  知

各村（社区）委会、各办公室：

为加强我镇档案工作业务建设，逐步实现我镇档案工作管理的规范化、制度化，提高科学管理水平，更好地为我镇各办公室工作服务，为国家积累档案史料，根据《机关档案工作业务建设规范》和上级业务主管部门有关档案工作的有关规定，结合本镇的实际，现制订印发《星子镇档案综合管理暂行规定》，请认真贯彻执行。

连州市星子镇人民政府

2014年5月26日

星子镇档案综合管理暂行规定

第一章    总  则

第一条  为了进一步加强档案工作业务建设，提高科学管理水平，进一步实现工作规范化，根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》，结合本镇实际，制定本管理规定。

    第二条  档案工作是本镇业务管理基础工作的组成部分，是提高工作效率和完成各项工作的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。

    第三条  凡在工作活动中或开展各项有益的活动中形成的，具有凭证查考价值的文字、图表、声像等各种载体的原始记录材料均由档案室集中统一管理、统一提供利用，其目的是充分发挥档案工作的职能作用。

    第四条  全体干部、职工有保护档案的义务和维护档案安全的任务。

第二章    管理体制、职责

第五条  档案工作纳入本镇的工作计划，纳入现代化管理规划。

第六条  镇设立综合档案室，集中统一管理全部档案，档案室在办公室领导下开展工作，业务上受上级主管部门和同级档案业务部门的指导和监督。

第七条  综合档案室配备专职档案员，各办公室配备兼职档案员，业务上由综合档案室指导，负责收集、保管、整理本镇和各办公室的文件材料，定期移交。

第八条  综合档案室履行下列职责：

(一) 对各办公室形成的各种文件材料的收集、整理立卷归档工作，并进行监督和指导。

    (二) 集中统一管理各种门类、载体的全部档案，主动提供利用，为各项工作服务；

    (三) 草拟各项管理制度，并在实践中不断完善和提高，使之达到规范化、标准化的先进水平；

(四) 规定向市档案馆移交应进馆档案；

(五) 办理领导交办的其他有关档案业务工作。

第九条  担任档案管理员必须具备下列条件：

(一) 档案管理人员应具备一定的档案理论知识和业务知识，并热心档案事业工作;

(二) 档案管理人员同时应具备专业技术职务的学识和水平及工作能力；

(三) 档案管理人员应享受专业技术管理人员待遇，对档案提供开发利用有成绩的档案人员应给予适当奖励。

第十条  档案综合管理范围：本镇在开展各项职能工作活动中直接形成的全部档案，包括党、政、工、团和业务的各种文字、图表、声像等不同形式的文书档案、基建档案、会计档案、设备档案、声像档案、科研档案。

第三章    文件材料形成与归档

    第十一条  要遵循文书处理的程序进行文件材料的积累、整理、立卷和归档工作。

第十二条  各办公室在工作中形成的各种文件材料，由各办公室按其业务范围指定兼职档案员（有关人员）负责积累、整理、归档，并定期移交综合档案室。

第十三条  文件材料归档制度

（一）归档范围

本镇各办公室在开展各项业务工作中形成的各种门类和载体的档案必须依时立卷归档，以维护档案的齐全、完整。具体的文件材料归档范围见《文件材料的归档范围和保管期限表》。

（二）归档要求

1、文件材料归档和归档范围，按国家档案局颁发的《机关文件材料归档和不归档的范围》执行。

2、凡属归档的文件，包括定稿与正本，正件与附件，转发件与原件，以及领导同志的重要批示，都必须齐全与完整，底稿要用黑色墨水笔起草，禁止使用圆珠笔、铅笔和红色笔起草、签发。

3、归档的文件材料必须进行整理立卷，要符合立卷归档的原则、要求。

4、归档的文件材料必须准确地反映本单位在各项工作活动中的真实内容和历史面貌。

（三）归档时间

1、党、政、工、团的文书档案应在次年的第一季度整理完毕，六月底前移交档案室。

2、基建档案、设备档案和科研档案在任务完成后三个月的时间内组卷，由项目负责人审定后，向档案室移交。

3、会计档案按有关规定，当年形成的会计文件材料，年终后由财政所整理立卷并由我镇财政所保管二年，期满后移交综合档案室保管存放。

4、已故人员档案在组织办保存二年或三年后应向档案部门移交。

5、声像档案应在该活动后二周内归档，并应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。

6、专门档案由形成档案的办公室整理，于次年第一季度向镇档案室移交进行综合存放保管。

（四）归档份数

1、本镇发文归档一式二份（一份连底稿归档保存，一份作为文件汇编）。

2、其他文件一般归档一式二份，主要的、利用频繁的文件材料可适当增加归档份数。

（五）归档手续

1、凡向档案部门移交档案，应填写移交清单一式两份，交接双方签字，各执一份，以便查对。

2、凡文件材料不完整、不准确、不系统不予接收。

第四章    档案管理

    第十四条  本镇及各办公室，在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。

第十五条  案卷排列，应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别排列，排列方法应统一，前后保持一致，不可任意改动。

第十六条  归档的文件材料必须进行科学的分类组卷。分类原则是以我镇形成的全部档案为对象，依据我镇的职能，结合档案内容和档案的载体形态特点进行分门别类，便于科学管理和开发利用。各类档案分类方法详见《档案分类方案》。

第十七条  建立健全各项制度，同时应根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为各项工作服务。

第十八条  档案保管 

（一）应根据档案资料保存的数量，设置必须的档案专用库房和柜架，配备防高温、防潮湿设备，改善档案保管条件。

（二）定期对档案保管的状况进行检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极措施，保护档案的安全。

（三）本镇档案管理现代化应纳入机关办公自动化、系统化同步发展，以提高科学管理水平和服务效率。

第十九条  档案鉴定与移交

（一）根据国家有关部门的规定，编制档案保管期限表，可分为永久、长期、短期三种，确定保管期限的基本原则：

1、凡对本镇有长远利用价值的档案列为永久保存。

2、凡在较长时间内有查考利用价值的档案，列为长期（16至50年左右）保管。

3、凡在较短时期内有参考价值的档案，列为短期（15年以下）保管。

   （二）档案鉴定工作，应在分管负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进行鉴定，准确地制定档案的存毁。

（三）销毁失去保存价值的档案须由鉴定小组提出意见，登记造册，经分管负责人批准后，由两人到指定的地点监销。并在销毁清册上签字，严禁将应销毁的档案卖给任何部门和个人。

（四）各类档案移交按本镇制定的归档时间执行。

（五）档案人员调动工作时，必须在办理档案移交手续后方可离开岗位。

第二十条  档案的统计

（一）档案部门建立档案的统计制度，建立档案管理台帐，每年对档案的收进、移出、保管利用等情况进行统计，了解档案的库藏情况，并按规定向档案业务管理机关报送档案工作基本情况统计表。

（二）对档案提供利用的情况每月要进行统计分析，内容包括：借阅档案人次、案卷数；复制、提供利用的档案数量；从统计结果分析档案利用目的、利用效果的反馈信息。

（三）统计要求准确、完整、数据可靠。

第二十一条  档案利用

（一）档案人员必须熟识库藏档案的情况，主动了解本单位对利用档案的需要，积极、主动、热情地做好提供利用工作。

（二）档案部门要根据利用工作的需要编制《档案目录》等检索工具，开展档案史料的编研工作，积极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件汇集等。

（三）按照有关规定凡利用档案都应按规定办理手续，并填写《档案借阅登记簿》，同时根据需要附一张《档案利用效果登记表》，利用工作结束后，由利用者如实填写，及时交档案部门存查。

（四）在开展利用时，既要积极提供档案为各项工作服务，又要坚持保密原则。

第二十二条  档案管理现代化

（一）要将档案管理现代化纳入到本镇现代化管理整体规划中统筹考虑。

（二）在做好档案现代化管理基础工作应用常用的现代化管理方法的同时，逐步过渡到应用以电子计算机为主要现代化的管理手段。

第五章    考核奖惩办法

第二十三条  每年由镇负责档案工作的领导组织有关人员对档案工作进行一次检查、评比。对专、兼职档案人员对照岗位责任制条例进行考核，评选出先进个人，其奖励费用由镇专项支出。

第二十四条  凡有下列事迹之一者，报请镇给予表扬或奖励：

(一) 在档案管理中发明创造者；

(二) 积极提供档案和编研材料为本镇管理、发展等活动服务和利用，取得突出经济效益者；

(三) 为保证档案的安全，坚决同破坏、盗窃、抢劫档案的坏人坏事进行斗争的，挽救档案免受重大损失有功者；

(四) 热爱本职工作，刻苦钻研。从事档案管理工作成绩优异者。

第二十五条  凡出现下列情况之一的，视情节轻重报镇领导给予批评处分：

(一) 由于档案人员玩忽职守,管理不善,造成档案丢失,泄密者；

 (二) 由于档案管理人员不认真执行档案各项管理制度，造成档案材料不完整、不准确，在提供利用中造成经济损失的；

(三) 涂改、伪造档案者。

第六章    附   则

第二十六条  会计档案管理按照财政部和国家档案局制发的《会计档案管理办法》有关规定执行。

第二十七条  人事档案管理按照中共中央组织部的有关规定执行。

第二十八条  本规定适用于我镇各办公室档案管理，本规定由党政办起草并解释。

第二十九条  本规定自制订之日起执行。